În data de la 22 iunie 2015 a intrat în vigoare, prin publicarea în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 444, Ordinul nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităților publice.
În acest număr continuăm prezentarea noilor reglementări în materie, redând, în special, standardele de control managerial de la 4 la 7.
Standardul 4 – Structura organizatorică
4.1. Descrierea standardului
Conducătorul entității publice definește structura organizatorică, competențele, responsabilitățile, sarcinile, liniile de raportare pentru fiecare componentă structurală și comunică salariaților documentele de formalizare a structurii organizatorice.
Conducătorul entității publice stabilește, în scris, limitele compe­tențelor și responsabilităților pe care le deleagă.
4.2. Cerințe generale
4.2.1. Structura organizatorică este stabilită astfel încât să cores­pundă scopului și misiunii entității și să servească realizării în condiții de eficiență, eficacitate și economicitate a obiectivelor stabilite.
4.2.2. În temeiul actului normativ privind organizarea și funcțio­narea entității publice, conducătorul entității publice aprobă structura organizatorică: departamente, direcții generale, direcții, servicii, birouri, posturi de lucru.
4.2.3. Încadrarea cu personal de conducere și personal de execuție a acestor structuri se regăsește în statul de funcții al entității și se reali­zează cu respectarea concordanței dintre natura posturilor și compe­­tențele profesionale și manageriale necesare îndeplinirii sarcinilor fixate titularilor de posturi.
4.2.4. Competența, responsabilitatea, sarcina și obligația de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie bine definite, clare, coerente și să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entității publice.
4.2.5. Conducerea entității publice analizează și determină periodic gradul de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificările inter­venite în interiorul și/sau exteriorul entității, pentru a asigura o perma­nentă relevanță și eficiență a controlului intern.
4.2.6. În fiecare entitate publică delegarea se realizează, în principal, prin regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor și, în unele cazuri, prin ordine exprese de a executa anumite operațiuni.
4.2.7. Delegarea este condiționată în principal de potențialul și gradul de încărcare cu sarcini a conducerii entității și a salariaților implicați.
Actul de delegare este conform atunci când:
– respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuțiilor delegate și cunoștințele, experiența și capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredințat;
– sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele-limită de realizare și criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuțiilor delegate;
– sunt furnizate de către manager toate informațiile asupra responsa­bilității ce va fi încredințată;
– este confirmat, prin semnătură, de către salariatul căruia i s-au delegat sarcinile/atribuțiile.
4.2.8. Salariatul delegat răspunde integral de realizarea sarcinii, iar managerul care a delegat își menține în fața superiorilor responsa­bilitatea finală pentru realizarea acesteia.
4.3. Referințe principale:
– Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
– Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
– Legea administrației publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
– Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modifi­cările și completările ulterioare;
– Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare;
– Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
– Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea și dezvoltarea carierei funcționarilor publici, cu modificările și completările ulterioare;
– actul normativ de organizare și funcționare a entității publice;
– regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor și orga­ni­grama entității publice.
Standardul 5 – Obiective
5.1. Descrierea standardului
Conducerea entității publice definește obiectivele determinante, le­gate de scopurile entității, precum și pe cele complementare, legate de fiabilitatea informațiilor, conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne, și comunică obiectivele definite tuturor salariaților și terților interesați.
5.2. Cerințe generale
5.2.1. Conducerea entității publice stabilește obiectivele generale astfel încât acestea să fie concordante cu misiunea entității publice și să se refere la realizarea unor servicii publice de bună calitate, în condiții de eficiență, eficacitate și economicitate.
5.2.2. Conducerea entității publice transpune obiectivele generale în obiective specifice și în rezultate așteptate pentru fiecare activitate și le comunică salariaților.
5.2.3. Obiectivele specifice trebuie astfel definite încât să răspundă pachetului de cerințe „S.M.A.R.T.”*).
*) S – Precise (în limba engleză: Specific); M – Măsurabile și verificabile (în limba engleză: Measurable and verifiable); A – Necesare (în limba engleză: Appropriate); R – Realiste (în limba engleză: Realistic); T – Cu termen de realizare (în limba engleză: Time-dependent).
5.2.4. Stabilirea obiectivelor este în competența conducerii entității publice, iar responsabilitatea realizării acestora este atât a conducerii, cât și a salariaților.
5.2.5. Stabilirea obiectivelor are la bază formularea de ipoteze/pre­mise acceptate conștient prin consens.
5.2.6. Conducerea entității publice actualizează/reevaluează obiectivele ori de câte ori constată modificarea ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării obiectivelor, ca urmare a transformării mediului intern și/sau extern.
5.3. Referințe principale:
– Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările și completările ulterioare;
– Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare;
– legile bugetare anuale;
– Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/ma­na­gerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
– Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instrucțiunilor privind conținutul, forma de prezentare și structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanțării unor acțiuni sau ansamblu de acțiuni;
– actul normativ de organizare și funcționare a entității publice.
Standardul 6 – Planificarea
6.1. Descrierea standardului
Conducerea entității publice întocmește planuri prin care se pun în concordanță activitățile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor entității să fie minime.
6.2. Cerințe generale
6.2.1. Conducerea entității publice elaborează planuri/programe de activitate pentru toate obiectivele entității, identifică și repartizează re­sursele, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor, și organizează procesele de muncă în vederea desfășurării activităților planificate.
6.2.2. Repartizarea resurselor necesită decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare, dat fiind caracterul limitat al resurselor.
6.2.3. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului/pro­gramului.
6.2.4. Pentru atingerea obiectivelor, conducătorul entității publice asigură coordonarea deciziilor și acțiunilor compartimentelor entității și organizează consultări prealabile atât în cadrul compartimentelor entității, cât și între compartimentele respective.
6.3. Referințe principale:
– Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
– Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările și completările ulterioare;
– Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare;
– legile bugetare anuale;
– Ordonanța Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor nor­mative de cheltuieli pentru autoritățile administrației publice și instituțiile publice, aprobată cu modificări prin Legea nr. 247/2002, cu modificările și completările ulterioare;
– Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
– Hotărârea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea nor­mativelor privind spațiile cu destinația de birou sau pentru activități colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere, alte organe de specialitate ale administrației publice centrale, de instituțiile publice din subordinea acestora, precum și de prefecturi;
– Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achi­ziție publică din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările și completările ulterioare;
– Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instrucțiunilor privind conținutul, forma de prezentare și structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanțării unor acțiuni sau ansamblu de acțiuni.
Standardul 7 – Monitorizarea performanțelor
7.1. Descrierea standardului
Conducătorul entității publice asigură monitorizarea perfor­manțelor pentru fiecare obiectiv și activitate, prin intermediul unor indicatori cantitativi și calitativi relevanți, inclusiv cu privire la economicitate, eficiență și eficacitate.
7.2. Cerințe generale
7.2.1. Conducătorii compartimentelor entității publice monito­rizează performanțele activităților aflate în coordonare, prin inter­mediul unor indicatori cantitativi și calitativi, care trebuie să fie: măsu­rabili; specifici; accesibili; relevanți; stabiliți pentru o anumită durată în timp.
7.2.2. Conducerea entității publice se asigură că pentru fiecare obiectiv specific există cel puțin un indicator de performanță cu ajutorul căruia se raportează realizările.
7.2.3. Sistemul de monitorizare a performanțelor este influențat de mărimea și complexitatea entității publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/și a indicatorilor, de modul de acces al salariaților la informații.
7.2.4. Conducerea entității publice evaluează performanțele, constată eventualele abateri de la obiective și ia măsurile corective ce se impun.
7.3. Referințe principale:
– Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările și completările ulterioare;
– Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare;
– legile bugetare anuale;
– Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/ma­nagerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
– Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instrucțiunilor privind conținutul, forma de prezentare și structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanțării unor acțiuni sau ansamblu de acțiuni.
Jurist Ștefan MILITARU